24/7

Terms and Conditions: управление рисками

6 июня : ru 3 20 февраля : ru 2 3 марта : ru 2 всего: 2527.11.15

Ваши Terms and Conditions,  или стандартные условия – это базис, который должен лежать в основе Вашего бизнеса.  Для их подготовки опытный юрист обязан выяснить не только чем Вы занимаетесь, но и детально понимать процесс ведения бизнеса, а также клиентов, с которыми Вы работаете.

Почему для ведения бизнеса важны Terms and Conditions?

С помощью вышеуказанных исходных данных составляется чёткий перечень стандартных условий оказания услуг, которые Вы будете применять во всех дальнейших сделках. В будущем Вам необходимо будет лишь сделать отсылку на них, например, в проформе заявки от клиента или же сослаться на них в переписке.

Удобства использования Terms and Conditions неоспоримы. Индивидуальное согласование отдельных договоров с каждым из клиентов отнимает не только время, но и потенциально несет в себе риски убытков. Ведь над договорами на этапе их подписания работают юристы, а исполняют их менеджеры. При наличии  Terms and Conditions у всех сотрудников компании и, более того, у всех ее клиентов, есть единое понимание правил игры.
В новом Гражданском кодексе Украины имеются такие новеллы, как: публичный договор (ст. 633) и договор присоединения.
Хотя для украинского гражданского права такие виды договоров являются новеллой, практика их заключения имеет уже весьма значительную историю. Такие договоры особенно характерны и широко используются для организации морских перевозок. Так, в ч. 1 ст. 129 Кодекса торгового мореплавания Украины достаточно детально описываются условия публичного договора морской перевозки груза, который заключают т. наз. транспортные предприятия общего пользования (ст. 5, абз. 2 ст. 21 Закона «О транспорте» от 10.11.1994). Для транспортников вообще характерно публичное предложение своих услуг. Если на Вашем веб-сайте, к примеру, Terms and Conditions сопровождаются заявлением, адресованным неопределенному кругу лиц, о готовности заключить договор с любым лицом, которое обратится за этим, такая ситуация называется публичной офертой. В этом случае Вы заранее обязуетесь заключить договор с тем, кто к Вам обратится, разумеется, если у Вас фактически есть такая возможность.

Конечно, Terms and Conditions, которые предлагаются клиенту, значительно упрощают и облегчают ведение переговоров и заключение сделок в сфере предпринимательской деятельности. Достаточно клиенту выразить согласие с Terms and Conditions, как договор уже будет заключен, хотя бы предварительный, если Terms and Conditions не содержат всех условий основного (окончательного) договора. Разумеется, бывают договоры реального характера, как классический договор перевозки по коносаменту, например, которые считаются заключенными только после передачи груза перевозчику фактически, либо договоры, требующие государственной регистрации или нотариального удостоверения. Если же Вы получите согласие заключить договор на условиях, иных чем в Ваших Terms and Conditions, то Вы имеете встречное предложение (оферту). Особый интерес представляет ситуация, в которой Terms and Conditions отсылают к какой-нибудь популярной проформе. В этом случае, даже если в окончательном договоре не будет содержаться ссылки на условия этой проформы, то такие условия все равно могут применяться как обычай делового оборота.  

Но, кроме удобства как такового, наличие Terms and Conditions является необходимостью и вот почему: 

•    Terms and Conditions обеспечивают фиксацию условий

Теоретически, устные договора и соглашения, а также достигнутые путем обмена письмами и электронной почтой, подлежат исполнению в той же степени, что и заключенные в письменной форме единого документа с соблюдением всех требований к такого рода договорам, однако, на практике такой порядок заключения сделок зачастую ведет к  неопределённости и разночтению тех или иных условий соглашения сторонами.  
Обычно, спустя некоторое время стороны забывают обсуждаемые детали, что приводит к спору. 

•    Terms and Conditions позволяют свести к минимуму юридические споры и  шансы на вызов Вас в суд

При наличии профессионально подготовленных Terms and Conditions, охватывающих все необходимые сферы оказания Вами услуг, шансы возникновения юридических споров ничтожно малы. Контрагенту (его юристу) эти условия также будут хорошо известны, понятны, и прибегнуть к разночтениям и двоякой их трактовке, используя, например, переписку сторон к индивидуально заключенному прямому договору становится невозможно.  

•    Terms and Conditions охватывают весь процесс предоставления услуг, не оставляя без внимания мелкие детали

Вам, как бизнесмену ближе всего по существу будут такие условия, как: цена, сроки и порядок оплаты. В то же время для Вас не будут иметь значения такие условия, как: ограничение Вашей ответственности, снятие ответственности за невыполнение/несвоевременное выполнение обязательств вследствие форс-мажора и т.д. Благодаря заранее подготовленным Terms and Conditions  Ваша позиция будет защищена полностью и заранее.

•    Terms and Conditions  облегчают принудительное исполнение договора

При наличии хорошо выписанных Terms and Conditions  при первых признаках проблемы сразу становится ясно, какая именно сторона нарушила свои обязательства. Terms and Conditions просты для принудительного исполнения, если у Вас возникнет желание подать на клиента судебный иск, например, за неоплату. 

•    Terms and Conditions  позволяют оказывать качественные услуги

Чётко изложенные Terms and Conditions , в обязательном порядке применимые ко всем клиентам, позволят Вам оказывать качественные клиентские услуги. Что касается защиты Ваших интересов, то Ваше требование обеспечить соблюдение договоренностей – это далеко не секрет для клиента.
Кроме того, Вы должны включать в Terms and Conditions не только Ваши права и интересы, но и обязанности и, соответственно, корреспондирующие права и интересы Ваших клиентов, чтобы они могли убедиться в том, каким образом они защищены (например: порядок предъявления претензий, возмещения убытков, страхования ответственности и т.д.).

•    Terms and Conditions  позволяют избежать обманутых ожиданий

Обманутые ожидания – плохая репутация для Вашего бизнеса! Например, при поставке товаров Ваш клиент может ожидать доставку в течение двух дней, а Вы можете установить срок в две недели, поскольку Вы ввозите товар из-за границы.
Если это будет чётко изложено в Ваших условиях, то у Вас будет меньше недовольных клиентов, и, в то же время, Вы потратите меньше времени для ответа на вопросы клиентов: «Почему товар не доставлен?».

•    Terms and Conditions  способствуют соблюдению законодательных норм 

К Вашей конкретной сфере деятельности могут применяться определённые императивные нормы. Рекомендуем включить их заранее в Terms and Conditions или сделать соответствующие отсылки. Этим Вы избежите дополнительных конфликтных ситуаций. 

    Сложно представить более надёжное управление рисками чем:
1.    определить риски, сопряжённые с Вашим бизнесом;
2.    разработать Terms and Conditions затрагивающие все факторы «до и после оказания услуг»;
3.    заключать договора на основании Terms and Conditions;
4.    обеспечить себя дополнительной защитой в виде полиса страхование ответственности.

И в заключение. Мы рекомендуем Terms and Conditions для широкого круга компаний. Сложно представить более надёжное управление рисками. Особо в них нуждаются перевозчики и их агенты, экспедиторы, терминалы, бункеровочные компании и т.д.  Обычно, подготовка качественных Terms and Conditions занимает не более недели, а прослужат они Вам долгие годы. 

Опубликовано на АПК информ.

Автор: Алексей Ремесло