Легализация документов
12 Січня, 2005
0
Сегодня представители среднего и даже мелкого бизнеса выходят на международные рынки. Практика показывает, что документы, казалось бы, имеющие только внутреннее значение для компании и не требующие дополнительного заверения и легализации (протоколы собраний акционеров или заседаний советов директоров) могут приобрести большое значение при сотрудничестве с иностранными партнерами. В случае необходимости предоставления таких документов в административный орган или в банк, они вызывают сомнения, если не заверены апостилем.
Заверение документов при помощи апостиля – процесс недолгий и относительно недорогой. Стоимость варьируется в пределах $100-300 в разных странах. В Украине же официальная плата установлена в размере трех необлагаемых минимумов доходов граждан.
Особенно актуально заверение апостилем документов, связанных с деятельностью офшорных компаний. Человек, который хоть раз пытался создать или купить иностранную компанию, знает, что без такого заверения компания не сможет открыть филиал или представительство, счета в банках, стать участником или учредителем другой компании. Без специальных знаний невозможно правильно заверить документ у нотариуса, в министерстве юстиции, в консульстве, министерстве иностранных дел.
Гаагская конвенция (далее – Конвенция), принятая 5 октября 1961 года, значительно упростила процедуру заверения и легализации иностранных документов.
Ратификация Украиной Конвенции 1961 года на основании Закона № 2933-III от 10 января 2002 года – это важный шаг на пути приведения национального законодательства в соответствие с международными принципами частного права. До вступления в силу указанной Конвенции на территории Украины действовал механизм консульской легализации документов, однако с 22 декабря 2003 года предусмотрена упрощенная процедура заверения. Таким образом для документов, на которых проставлен апостиль, никакая легализация больше не требуется.
Действие Конвенции распространяется на официальные документы стран-участниц, составленные на территории одного из государств и представленные на территории другого государства. На таких документах уполномоченным органом проставляется апостиль – специальный штамп, не требующий дальнейшего заверения и удостоверяющий подлинность подписи и статус лица, подписавшего документ, и в определенных случаях – подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ. Апостиль имеет четко установленные размеры (10 х 10 см), в пределах которых размещается текст определенного образца. Проставляется апостиль непосредственно на свободном от текста месте документа. Если невозможно найти на лицевой стороне документа такое место, апостиль проставляется на его обратной стороне. В случае невозможности и такого варианта проставления апостиля, он проставляется на отдельном листе, который подшивается к самому документу.
Такой порядок легализации документов применяется в отношениях между Украиной и государствами – участницами Гаагской конвенции, кроме Германии и Бельгии, которые возражали против присоединения Украины к этой Конвенции.
Постановлением Кабинета Министров Украины “О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов” № 61 от 18 января 2003 года предусмотрено , что апостиль уполномочены проставлять:
- министерство образования и науки Украины – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, относящимися к сфере образования и науки;
- министерство юстиции Украины – на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также оформляемых нотариусами Украины;
- министерство иностранных дел Украины – на всех остальных видах документов.
Какие документы могут быть легализованы
Процедура проставления апостиля установлена Правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденными совместным приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 5 декабря 2003 года.
В соответствии с пунктом 2 указанных Правил апостиль проставляется:
- на документах, исходящих из органов судебной власти Украины;
- на документах, исходящих из органов прокуратуры Украины, органов юстиции;
- на административных документах;
- на документах об образовании и ученых званиях;
- на документах, оформленных государственными и частными нотариусами.
В соответствии со статьей 1 Гаагской конвенции вышеуказанные Правила не распространяются на документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки. Особое внимание следует обратить на термин “административные документы”. В каждом государстве подразумеваются различные их виды. Действующие нормативно-правовые акты Украины вообще не содержат определения данного понятия. Таким образом, придется довольствоваться “духом” Гаагской конвенции и указанных Правил, позволяющих осуществлять легализацию исключительно официальных документов публично-правового характера, подтверждающих существование определенных фактов или прав, выданных органами исполнительной власти или органами местного самоуправления в пределах их компетенции.
В нашей практике был случай, когда в ответ на обращение норвежской бункеровочной компании капитан порта выдал справку, содержащую сведения о собственнике и основных характеристиках судна. В проставлении же апостиля на указанном документе было отказано, поскольку справка не была признана административным документом, так как имела вид переписки, адресовалась конкретному лицу.
Новая процедура заверения подписи лица, утвердившего документ, его статуса, а также аутентичности оттиска печати или штампа содержит несколько интересных особенностей. Апостиль проставляется по требованию лица, подписавшего документ, либо любого предъявителя документа. Иными словами, любой человек имеет право подать документ, на котором необходимо проставить апостиль, при этом уполномоченные органы не вправе требовать доверенность или документ, удостоверяющий личность.
Уполномоченные органы не проверяют содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству Украины и международным договорам. Они выясняют, подлежит ли данный документ проставлению апостиля, заверяют подпись лица, подписавшего документ, и его статус, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение, его выдавшее.
При использовании иностранных документов, на которых проставлен апостиль, необходимо быть аккуратным и осторожным. Например, в Великобритании можно проставить апостиль на документе, издаваемом адвокатом (solicitor), хотя в отечественной практике сложилось твердое убеждение, что любой иностранный документ с проставленным апостилем, предварительно заверяется нотариусом.
В проставлении апостиля на документе может быть отказано, если:
- документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения Украины,
- текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;
- документ написан или подписан карандашом либо получен посредством факсимильной связи;
- в документе есть неоговоренные исправления или дописки;
- к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе;
- компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.
Срок рассмотрения документов для проставления апостиля составляет пять рабочих дней. Если необходимо получить образец подписи, оттиска печати и/или штампа, дополнительной информации или разъяснений, срок рассмотрения документов для проставления апостиля может быть продлен до 20 рабочих дней.
Консульская легализация документов
Документы, на которые не распространяется действие Конвенции, должны быть легализованы в соответствии с Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов на Украине и за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины № 113 от 4 июня 2002 года. Консульская легализация заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на документах и актах и соответствия их законам государства пребывания (имеется в виду – страна пребывания консула). Документы, выданные в Украине, но предназначенные для использования на территории другой страны, подлежат легализации в министерстве юстиции и министерстве иностранных дел, после чего они заверяются в консульстве (посольстве) той страны, для которой они легализуются. Консульскую легализацию осуществляет уполномоченный представитель только по доверенности.
Окончательное решение вопроса о необходимости и возможности заверения документов рекомендуем принимать после консультации со специалистом в области международного частного права, который компетентен в вопросах создания, деятельности или прекращения деятельности конкретной корпорации, в особенности, если она зарегистрирована в офшорной юрисдикции.
Страны, с которыми Украина ратифицировала Конвенцию:
Албания, Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения, Багамские острова, Барбадос, Белиз, Беларусь, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней-Даруссалам, Великобритания, Венесуэла, Гренада, Греция, Доминика, Израиль, Ирландия, Испания, Италия, Казахстан, Китай, Кипр, Колумбия, Латвия, Лесото, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы Острова, Мексика, Монако, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Панама, Перу, Португалия, Россия, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Свазиленд, Сейшельские Острова, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Киттс и Невис, Сербия и Черногория, Словакия, Словения, Сент Люсия, Суринам, США, Тонго, Тринидад и Тобаго, Турция, Венгрия, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония, ЮАР, Япония.
